Search

2.3 Umiejętność komunikacji

 

Niezależnie od wielkości firmy w której pracujesz – może to być wielka korporacja, małe przedsiębiorstwo lub nawet firma prowadzona z domu – umiejętność skutecznej komunikacji jest niezbędna aby odnieść sukces.

Skuteczna komunikacja polega na przekazywaniu twojej wiadomości innym osobom w sposób jasny i zrozumiały. Chodzi o odebranie informacji, które inni chcą nam przekazać, bez zniekształceń.

Wymaga to wysiłku ze strony nadawcy i odbiorcy wiadomości. Jest to proces, który może być pełen błędów i pomyłek, obejmując wiadomości pomieszane przez nadawcę i niewłaściwą interpretacją odbiorcy.

Kiedy takie pomyłki nie są wykryte może to prowadzić do niepewności, zmarnowanego wysiłku i przegapionych szans. Komunikacja jest pomyślna tylko wtedy, kiedy nadawca i odbiorca wiadomości zrozumieli ją w ten sam sposób.

Przekazując swoją wiadomość pomyślnie, skutecznie przekazujesz swoje myśli oraz pomysły. Jeśli to się nie udaje, myśli i pomysły które przekazujesz nie muszą odzwierciedlać tego co naprawdę myślisz, powodując niepowodzenie w komunikacji oraz stawiając przeszkody na drodze do twojego celu – zarówno osobistego jak i zawodowego.

Aby skutecznie przekazać wiadomość, musisz aktywnie pokonać bariery, które znajdują się na poszczególnych etapach procesu komunikacji.

Zacznijmy od samej wiadomości. Jeśli jest za długa lub zawiera błędy możesz spodziewać się, że zostanie niezrozumiana lub źle zinterpretowana. Kiepskie posługiwanie się słowem mówionym i mową ciała również skomplikuje wiadomość.

Bariery związane z kontekstem wynikają z chęci przekazania przez nadawcę zbyt wielu informacji, zbyt szybko. Jeśli masz wątpliwości, mniej czasem oznacza więcej. Trzeba mieć na uwadze ilość czasu jaką druga osoba może nam poświęcić, szczególnie w dzisiejszym bardzo zabieganym społeczeństwie.

Kiedy to zrozumiesz, powinieneś skupić się na zrozumieniu kultury twojego rozmówcy, upewniając się, że potrafisz przekazać twoją wiadomość osobom o innym pochodzeniu, kulturze w twojej firmie, kraju i nawet zagranicą.

Wielu pracodawców wymaga dobrej znajomość języka kraju przyjmującego, np. brytyjskie uniwersytety i firmy szkoleniowe oferują kursy języka angielskiego dla obcokrajowców aby pomóc imigrantom w poprawie ich umiejętności komunikacji oraz językowych, więcej informacji na temat kursów można znaleźć pod tym linkiem

Kliknij tutaj, aby wypełnić krótki test umiejętności komunikacji.

Pytania otwarte i zamknięte

Zadawanie właściwych pytań leży u podstaw skutecznej komunikacji i wymiany informacji. Zadając odpowiednie pytanie w danej sytuacji, możesz poprawić wiele umiejętności komunikacji, np. możesz uzyskać więcej informacji i więcej się nauczyć, możesz zbudować silniejszy związek, lepiej zarządzać ludźmi i pomóc innym w nauce.

Poniżej znajdziesz powszechne techniki zadawania pytań:
Pytanie zamknęte zazwyczaj wymaga bardzo krótkiej odpowiedzi, czasami nawet jednego słowa. Np. „Czy chce Ci się pić?” Odpowiedź brzmi “tak” lub “nie”; “Gdzie mieszkasz?” Odpowiedź to nazwa twojego miasta I twój adres.
Pytanie otwarte wymaga dłuższych odpowiedzi. Zazwyczaj zaczyna się od wyrazu co, dlaczego, jak.
Pytanie otwarte odnosi się do wiedzy, opinii, odczuć. „Powiedz mi” i „opisz” również mogą być stosowane tak jak pytania otwarte. Poniżej znajdziesz kilka przykładów:

• Co stało się na spotkaniu?
• Dlaczego zareagował w ten sposób?
• Jak było na imprezie?
• Powiedz mi co zdarzyło się później
• Opisz okoliczności bardziej szczegółowo.

Pytania otwarte są przydatne aby:

• Prowadzić otwartą rozmowę: “Co nabroiłeś w wakacje?”
• Poznać więcej szczegółów: “Czego jeszcze potrzebujemy aby odnieść sukces?”
• Poznać opinie innych osób: “Co sądzisz o tych zmianach?”

Pytania otwarte są przydatne aby:

• Aby sprawdzić czy dobrze kogoś rozumiesz : “Wieć, jeśli zdobęde te kwalifikacje, dostaną podwyżkę?”
• Zakończyć rozmowę lub podjąć decyzję: “Teraz znamy fakty, czy wszyscy się zgadzają, że tak należy postąpić?”
• Stworzyć tło: “Czy jesteś zadowolony z usług twojego banku?”
Źle zastosowane pytanie zamknięte może zakończyć rozmowę i spowodować niezręczną ciszę, więc lepiej jest ich unikać w środku rozmowy.

Jeśli jesteś w grupie uczestników szkolenia, twój wykładowca przeprowadzi teraz kilka zadań z pytań otwartych i zamkniętych

Aktywne słuchanie

Słuchanie jest jedną z najważniejszych umiejętności jakie możesz mieć. Od tego jak dobrze potrafisz słuchać zależy efektywność wykonywanej przez Ciebie pracy oraz jakość twoich związków z innymi ludźmi.

Słuchamy aby uzyskać informacje.
Słuchamy aby zrozumieć.
Słuchamy dla zabawy.
Słuchamy aby się nauczyć.

Biorąc pod uwagę ilość czasu jaki poświęcamy na słuchanie mogłoby się wydawać, że jesteśmy dobrzy w słuchaniu. Ale nie jesteśmy! Różne badania podają, że pamiętamy tylko 25-50% tego co słyszymy. To oznacza, że kiedy rozmawiasz ze swoim szefem, kolegą, klientem, członkiem rodziny czy przyjacielem przez 10 minut, słyszą tylko 2,5-5 minut rozmowy.

Kiedy ktoś daje Ci polecenie lub przedstawia informacje również nie słyszysz całej wiadomości. Masz nadzieję, że najważniejsze informacje znajdą się w słyszanych 25-50%, a co jeśli ich tam nie będzie?

Oczywiście, wszyscy możemy skorzystać z poprawy tej umiejętności. Poprzez poprawę umiejętności, zwiększysz swoją produktywność oraz zdolność przekonywania, negocjowania i namawiania. Ponadto, unikniesz konfliktów i nieporozumień – dzięki czemu twoje szanse na sukces wzrosną.

Aby stać się lepszym słuchaczem należy ćwiczyć “aktywne słuchanie”. Co oznacza świadomy wysiłek aby usłyszeć nie tylko słowa, które druga osoba wypowiada ale co ważniejsze spróbować zrozumieć całą wiadomość.

Aby to zrobić musisz skupić uwagę na drugiej osobie.

Nie pozwól aby coś Cię rozproszyło, nie układaj kontrargumentów kiedy druga osoba mówi oraz skup się na tym co druga osoba mówi. Wszystkie te bariery powodują brak porozumienia.

Aktywne słuchanie składa się z 5 podstawowych elementów. Sprawiają, że słyszysz drugą osobę i ona wie, że ty słyszysz to co ona mówi.

1.Skup uwagę.

Daj rozmówcy niepodzielną uwagę i pokaż, że odbierasz wiadomość.

• Patrz się na rozmówcę.
• Odłóż na bok rozpraszające Cię myśli. Nie przygotowuj się do obalenia czyichś poglądów.
• Nie pozwól aby otoczenie Cię rozpraszało.
• Zwróć uwagę na język ciała rozmówcy.
• Powstrzymaj się od rozmów na boku kiedy słuchasz członka grupy.

2. Pokaż, że słuchasz.

Używaj mowy ciała i gestów.
• Kiwaj głową od czasu do czasu.
• Uśmiechaj się i stosuj inne wyrazy twarzy.
• Zwróć uwagę na postawę, upewnij się, ze jest otwarta.
• Zachęcaj rozmówcę do dalszego mówienia poprzez tak , aha.

3. Udzielaj informacji zwrotnej.

Nasze przekonania, założenia i oceny mogą wpłynąć na to co słyszymy. Jako słuchacz, twoja rola polega na zrozumieniu tego co ktoś powiedział. Może to wymagać upewnienia się co zostało powiedziane i zadać pytania.

• Upewnij się co zostało powiedziane parafrazując. “Mówisz, że …” .
• Zadawaj pytania aby wyjaśnić niejasne kwestie. “Co masz na myśli mówiąc …” “Czy o to Ci chodzi?”
• Podsumuj opinie rozmówcy od czasu do czasu.

4. Odłóż ocenianie na później.

Przerywanie jest stratą czasu. Irytuje rozmówcę i uniemożliwia pełne zrozumienie wiadomości.
• Pozwól aby rozmówca skończył wypowiedź.
• Nie przerywaj kontrargumentami.

5. Reaguj odpowiednio.

Akytwne słuchanie to model szacunku i zrozumienia. Uzyskujesz informacje i perspektywę. Nic nie zyskujesz atakując rozmówcę.

• Twoja odpowiedź powinna być szczera i otwarta.
• Broń swoich opinii z szacunkiem dla drugiej osoby.
• Traktuj innych jak sam chciałbyś być traktowany.

Jeśli jesteś w grupie uczestników szkolenia, twój wykładowca przeprowadzi teraz kilka zadań z aktywnego słuchania.


change text size

Sub Pages